• Ricardo Gabarra

GTD + Evernote #01, Como usar o Evernote com o método GTD

O "Como" usar o Evernote para gerenciar o método GTD...



O método GTD (Get Things Done) é notoriamente conhecido e bastante eficaz. Eu já o uso a pelo menos 7 anos, iniciando quando ainda era Gerente de Projetos em tempo integral. E vou dizer o método me ajudou muito a controlar atividades e nunca deixar de esquecê-las, mesmo que atrasadas (risos).


Em todo esse tempo usei várias ferramentas, gratuitas e pagas, mas no final, preferi adaptar o Evernote para esse fim, já que grande parte do GTD, é uso do método e não de ferramentas específicas. E sendo o Evernote uma ferramenta que tem bastante recurso mesmo na opção free, sem perda de efetividade na operação do método.


Mas primeiro, vamos entender rapidamente o que é cada um destes elementos. Hoje ainda uso o método do Bullet Journal em conjunto com os dois, mais esse assunto ficará para outro momento.


O que é o método GTD (Get Things Done)?




Getting Things Done (abreviado como GTD) é um método de gerenciamento de ações, ou também conhecido como uma metodologia que "libera a memória RAM" do cérebro. Pois com ele o importante é estar com com sua lista de atividades em algum lugar físico e não no seu cérebro, deixando mais espaço para a execução e não para o controle.


Ao contrário de outros especialistas em gerência do tempo, David Allen (O Autor) não dá ênfase à priorização das tarefas. Em vez disso, ele prega a criação de listas de tarefas que são específicas a um contexto. Por exemplo, a criação de uma lista de ligações telefônicas a fazer ou de tarefas a serem feitas no computador (orientando a tarefa ao contexto). Ele também sugere que toda nova tarefa que possa ser executada em menos de dois minutos deve ser realizada imediatamente.

E depois você se utiliza de um processo de 5 passos para classificar e planejar a execução destas tarefas (coleção, processamento, organização, execução e revisão periódica).


E como isso é feito? A metodologia parte de um principio que sempre que você tiver algo novo "a fazer", você deve colocar essa tarefa em uma caixa de entrada (inbox) e depois no devido momento processar essa tarefa e colocá-la em um contexto para a execução.



O que são os contextos?


Os contextos são os "locais" onde você realizaria a tarefa. Ou seja você as agrupa por tipo de atividade. Exemplos de Contexto: Casa, Trabalho, Telefone, Internet, etc.


Como "coletar"?


O método sugere que você tenha caixas de entrada onde deixa anotado essas tarefas, para posterior processamento e planejamento. Eu normalmente deixo 3 caixas de entrada: a caixa de e-mail, um bloco de anotações (físico mesmo), e uma pasta especial dentro do Evernote.


E então no planejamento diário, processo essas caixas de entrada e realizo as devidas classificações e direcionamentos das tarefas.


Como dividir as tarefas em tempo?


As tarefas, quando forem classificadas, devem ser divididas pelo tempo e esforço que você entende que elas levarão. Mas para também não ficar quebrado, trabalhe com:

  1. Menos de 5 minutos (05), essas tarefas devem ser executadas imediatamente.

  2. Entre 5 e 15 minutos (15), essas tarefas são as que demandam concentração mais baixa, e são de rápida execução

  3. Entre 15 e 30 minutos (30), são tarefas mais demoradas, mas mesmo assim de execução média.

  4. E com mais de 30 minutos (30+), são tarefas em que você terá que efetivamente dedicar um bom tempo para a sua conclusão.

Essa classificação de tempo depois será usada para você encaixar as tarefas dentro do seu dia, durante o processo de planejamento diário.


Como funciona o planejamento?


O método parte do principio de ciclos de planejamento. Um semanal e um mensal. Mas eu incluí um planejamento diário rápido, pois me sinto mais no controle fazendo um direcionamento diário para as tarefas a serem executadas.


Outro ponto importante do método são a separação por tipo de ação. Você tem as ações do dia (Today), as ações que serão realizadas em breve, mas não hoje (Next) e as tarefas que serão executas em algum dia (Someday).

As tarefas Next, fazem parte da revisão Semanal, mas no meu contexto também da revisão diária rápida. E as tarefas Someday, devem ser revisadas mensalmente, podendo ser transferidas para a Next, ou até arquivadas se perderam o contexto


E por fim, o método ainda trabalha com Projetos. Se uma tarefa é grande demais para ser feita em um dia, ou precisa ser quebrada em tarefas menores, ela deve virar um projeto e suas tarefas menores devem ser classificadas em Today, ou Next.




Como saber o que fazer, no dia a dia?


O autor sugere que, sempre que estiver pronto para executar algo, cada pessoa deve analisar primeiro o contexto em que está inserido naquele exato momento, depois o tempo disponível e, por último, a sua energia e nível de atenção.


Por exemplo: se eu tiver 15 minutos antes de entrar em uma reunião, vou analisar em que contexto estou (ex: ao computador, ou ao celular), o tempo disponível (15 minutos) e meu nível de energia (médio, pois estou prestes a entrar em uma reunião). Isso direciona a minha execução. Eu não vou tentar executar ações que demorem mais de 15 minutos, porque senão vou ter que parar na metade para ir para a reunião. Também não vou tentar trabalhar em algo que demande foco se eu estou me sentindo cansado ou ansioso.


Revisão Diária


  1. Revisar o que foi feito no dia anterior (Pasta Today)

  2. Verificar e-mails importantes ainda na caixa de entrada

  3. Verificar o que posso, ou devo fazer hoje (Pasta Next)

  4. Validar se as tarefas que selecionei não extrapolam as horas úteis do meu dia.


Revisão Semanal


  1. Processar item a item os e-mails da caixa de entrada e Organizar as tarefas nas listas específicas

  2. Processar item a item da caixa de entrada do seu software de listas e Organizar as tarefas nas listas específicas

  3. Processar item a item das suas caixas de entrada física e Organizar as tarefas nas listas específicas

  4. Revisar sua lista de Projetos, com a respectiva sequência de ações

  5. Revisar sua lista de Hábitos (Sim, eu tenho um controle dos meus hábitos diários)

  6. Atualizar aplicativos do seu celular/computador/smartphone

  7. Olhar o calendário e programar-se para os eventos com data marcada da próxima semana

  8. Limpar a Área de Trabalho do computador e Organizar possíveis tarefas nas listas específicas

  9. Organizar a mesa de trabalho

  10. Definir as prioridades para a semana que entra: alguma tarefa mudou de grau de urgência ou importância?


Revisão Mensal


  1. Os meus Princípios estão listados na ordem que faz mais sentido para mim atualmente?

  2. Essa ainda é a visão de futuro à qual quero chegar?

  3. Qual avanço significativo fiz em relação às Metas no últimos mês?

  4. Os Projetos listados são os que estou lidando atualmente? É necessário ativar ou desativar algum?

  5. A lista de Próximos Passos está refletindo meus Projetos e Desafios de forma apropriada?

  6. Como estão meus níveis de energia física? Alguma doença ou indisposição atrapalha minha saúde? Tenho feito exercícios físicos e me alimentado corretamente?

  7. Gastei menos do que ganhei no último mês e investi a diferença? Meu dinheiro está investido nas quatro classes de ativos? Qual foi a rentabilidade líquida dos meus investimentos? Houve evolução no meu patrimônio líquido?

  8. Como vão meus relacionamentos com parceiros, amigos, colegas, familiares? Há alguém de quem me distanciei no mês que passou? Há alguém de quem eu queira me reaproximar?





Por fim, o método GTD pode realmente ajudar a organizar o dia a dia e nos trazer uma sensação de tranquilidade em não perder as tarefas que tem a fazer, mesmo que depois de muito tempo.


No próximo post, apresentarei as funcionalidades e como usar o Evernote, e por fim, trataremos como juntar esses dois elementos no controle das nossas atividades diárias.


Fontes:

Livro: A Arte de Fazer Acontecer, de David Allen

Blog da Trello: https://blog.trello.com/br/metodo-gtd

Wikipedia: https://pt.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done








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